Privacy policy

1. Index Food Sp. z o.o. Sp. k. jest Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach działalności przedsiębiorstwa. W imieniu Administratora czynności podejmują osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorstwa zgodnie wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym. Administrator przetwarza dane zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi.

2. Administrator danych osobowych w ramach działalności gospodarczej przetwarza dane osobowe klientów, kontrahentów, osób zatrudnionych, kandydatów do zatrudnienia oraz osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Administratora w zakresie niezbędne do prawidłowej realizacji celu przetwarzania.

3. Administrator danych osobowych nie przetwarza specjalnych kategorii danych, za wyjątkiem danych osób zatrudnionych do czego obligują go obowiązujące normy prawne.

4. Dane oznaczone w pkt 2 są przetwarzane wyłącznie na podstawie art. 6 ust 1 lit a, b, c, Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/ 679 w celach:
a) przygotowania ofert związanych ze współpracą gospodarczą;
b) sprzedażą towarów i produktów zgodnie z przedmiotem działalności
c) zatrudnieniem;
d) prowadzeniem procesu rekrutacji;
e) wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej;
f) związanych ze świadczeniem usług na podstawie umów cywilnoprawnych na rzecz Administratora;
g) prowadzeniem kampanii marketingowych przez Administratora;  

5. Dane osobowe od podmiotów oznaczonych w pkt 2 są pozyskiwane przez Administratora za pomocą:
a) przekazania bezpośredniego,
b) przesyłania w formie przesyłki elektronicznej;
c) przesyłane w formie formularza kontaktowego znajdującego się na  stronie: indexfood.pl/kontakt/

6. Każdy podmiot udostępniający dane osobowe jest zobowiązany do przedkładania wyłącznie swoich danych osobowych, które są prawdziwe, aktualne i kompletne. Przekazanie danych osobowych Administratorowi lub jego upoważnianemu pracownikowi będzie uznawane za równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszym  dokumentem i akceptacją wskazanego. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Administratora mają wyłącznie pracownicy posiadający stosowne upoważnienie nadane przez Administratora, który prowadzi ewidencję pracowników posiadających upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

7. Index Food Sp. z o.o. Sp. K. przetwarza dane do czasu zrealizowania celu ich przetwarzania a po upływie tego terminu przetwarza tylko te dane podmiotów oznaczonych w pkt.2, których archiwizowanie jest konieczne, ze względu na przepisy ustawy o rachunkowości oraz innych obowiązujących aktów prawnych. W przypadku danych osób, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Administratora, przetwarzanie odbywa się do czasu wycofania zgody przez wskazaną osobę. W celu wycofania zgody należy przesłać wiadomość elektroniczną na adres office(at)indexfood.pl o treści: ,,Cofam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych’’

8. Administrator danych osobowych nie udostępnia danych przetwarzanych w ramach swojej działalności nieupoważnionym podmiotom trzecim.

9. Administrator danych osobowych oświadcza, że przetwarza tylko dane osobowe adekwatne do celów ich przetwarzania. Jeżeli przekazując przedłoży dane osobowe wykraczające poza zakres niezbędny do zrealizowania celu przetwarzania (tj. dane zbyteczne), Administrator usuwa wszelkie dane zbyteczne chyba, że przetwarzanie wskazanych danych jest uzasadnione na podstawie obowiązujących norm prawnych.

10. Administrator oświadcza, że w celu wzmocnienia jakości poziomu ochrony danych osobowych w jego przedsiębiorstwie powołał Inspektora Ochrony Danych zwanego dalej IOD, który jest zobowiązany do dbania o edukację pracowników z zakresu ochrony danych, jak również do dokładania należytej staranności przy opracowaniu stosownej dokumentacji z zakresu ochrony danych jaki i dbania o przestrzeganie przez wszystkich pracowników zasad ochrony danych osobowych w przedsiębiorstwie. Z IOD można się skontaktować pod numerem telefonu 618106090 za pomocą adresu poczty elektronicznej office(at)indexfood.pl

11. Administrator danych osobowych wskazuje, że stosuje środki techniczne i organizacyjne mechaniczne i elektroniczne zapewniające możliwie najwyższy stopień ochrony przetwarzanych danych osobowych odpowiedni do zagrożenia oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osoby nieuprawnione, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących norm prawnych oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

12. Powierzenie danych osobowych przez Administratora uprawnionemu podmiotowi trzeciemu odbywa się wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania lub stosownych porozumień. Administrator prowadzi ewidencję umów powierzenia przetwarzania.

13. Każdy podmiot przekazujący dane jest wyłącznie odpowiedzialny za udostępnienie nieaktualnych, nieprawdziwych, niekompletnych lub pozyskanych z naruszeniem przepisów danych osobowych.

14. Każdy podmiot oznaczony przekazujący swoje dane osobiste ma prawo zwrócić się z wnioskiem do Administratora danych osobowych o udzielenie informacji dotyczących danych osobowych (w szczególności o zakres i cel przetwarzanych danych) wskazanego podmiotu przetwarzanych przez Administratora. Każdy podmiot, którego dane przetwarza Administrator ma również prawo do wnioskowania o sprostowania jak i uzupełnienie swoich danych osobowych, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, otrzymanie swoich danych osobowych od Administratora w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie  nadającym się do odczytu maszynowego, jak żądać przekazania danych zapisanych w oznaczonym formacie do innego wskazanego przez siebie administratora. Wniosek mając na względzie bezpieczeństwo danych oraz szybkość udzielenia odpowiedzi powinien zostać sporządzony w formie pisemnej, osobiście podpisany przez upoważnionego i przesłany do Administratora. Wskazany wniosek należy przesłać na adres siedziby Administratora lub adres elektroniczny office(at)indexfood.pl

15. Administrator udzieli odpowiedzi na wniosek w terminie 30 dni od odebrania wniosku. W razie potrzeby termin ten można przedłużyć o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter wniosku lub liczbę wniosków. W przypadku konieczności przedłużenia terminu odpowiedzi na wniosek Administrator informuje wnioskodawcę w terminie 30 dni od otrzymania wniosku o przedłużeniu terminu udzielenia odpowiedzi i podaniu przyczyny przedłużenia. Oprócz odpowiedzi na wniosek, Administrator dostarczy wnioskodawcy jedną kopię wszystkich danych, które przetwarza w ramach swojej działalności. Wnioskodawca ma prawo zażądać przedłożenia więcej niż jednej kopii, przy czym Administrator ma prawo uzależnić wydanie kopii od dokonania opłaty. Wskazany wniosek należy przesłać na adres siedziby Administratora lub adres elektroniczny office(at)indexfood.pl

16. Każdy, czyje dane są przetwarzane przez Administratora ma prawo zgłoszenia sprzeciwu dt. przetwarzania jego danych przez Administratora, który w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych powinien zostać wysłany w formie pisemnej na adres siedziby Administratora lub skanem na adres elektroniczny office(at)indexfood.pl

17. Administrator oświadcza, że w jego przedsiębiorstwie znajduje się system monitoringu wizyjnego. Wskazany system obejmuje cały obszar wewnątrz jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa.

18. Do nagrań z monitoringu wizyjnego ma dostęp Administrator oraz upoważniony pracownik z działu IT

19. Podczas wizyty osoby na wskazanej stronie http://indexfood.pl/ nasze serwery automatycznie zapisują tzw. logi systemowe - anonimowe informacje takie jak czas Państwa wizyty, adres ip, adres url, przeglądarka, itp.

20. Zebrane logi przechowywane są przez czas nieokreślony jako materiał pomocniczy służący do administrowania serwisem. Informacje w nich zawarte nie są ujawniane nikomu poza osobami upoważnionymi do administrowania serwerem oraz siecią firmy.

21. Strona indexfood.pl/ wykorzystuje ciasteczka („cookies”). Identyfikują one przeglądarkę osoby odwiedzającej oraz usprawniają działanie serwisu. W ustawieniach przeglądarki można wybrać opcję odrzucania plików cookie, jednak niektóre funkcje serwisu mogą wtedy nie działać poprawnie. Ciasteczka nie zawierają żadnych danych osobowych

22. Dodatkowo nasz serwis gromadzi anonimowe dane dotyczące odwiedzanych stron (indexfood.pl/ ) takie jak: liczba odwiedzin, kraj, przeglądarka, czas wizyty itp. Analizujemy gromadzone dane korzystając z rozwiązania zewnętrznego dostawcy. Aktualnie używamy Google Analytics. Narzędzie działa w oparciu o tzw. pliki cookie i nie udostępnia danych umożliwiających identyfikację osoby. Prosimy o zapoznanie się ze szczegółami polityki prywatności Google Analytics.

23. Każda osoba, której dane przetwarza Administrator ma prawo w przypadku gdy nie otrzyma od Administratora odpowiedzi na przesłany przez siebie wniosek w terminie ustawowym lub gdy Administrator w inny sposób naruszy obowiązujące normy z zakresu ochrony danych osobowych, wnieść skargę do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, szczegółu dotyczące organu znajdą Państwo na stronie https: //uodo.gov.pl/